提升工作效率！8個Google Workspace使用秘訣學起來

玉兔迎春，開工大吉！新的一年到來，面對接踵而至的工作事項，你是否已做好萬全準備迎接全新的挑戰呢？尤其有越來越多的企業採行混合辦公模式，運用雲端協作工具確保工作順暢。然而在轉變工作型態的過程、以及在多種工作情境、環境及工具間來回切換並不容易。

為了告別充滿挑戰的 2022 年並開展新的一年，我們分享以下八個 Google Workspace 使用秘訣，協助你在 2023 年展望新目標的同時，能進一步善用多項功能養成好習慣，有效管理時間並提高生產力，讓工作效率維持一整年！

1. 改變時間運用方式

開工之後各項會議與工作事項接踵而來，讓你行程滿檔、日曆看起來相當壅擠嗎？透過 Google 日曆的「顏色標籤」功能，可以更瞭解自己的時間運用情況。只要選擇活動的顏色標籤並為其命名，日曆就會提供「時間深入分析」，讓你瞭解自己在這個活動上（例如策略會議或員工會議）所花費的時間，這樣你就能更平衡地分配時間，兼顧各項活動，順利達成目標。

2. 設定工作時間和地點

混合辦公常常導致埋首工作而忘了時間，如要掌握自己的工作時間，其中一種做法是將其標示於 Google 日曆上。如果有人想在你的辦公時間（例如上午 9 點至下午 5 點）之外安排會議，他們就會收到提醒。

由於「工作場所」不再僅限於辦公室，你也可以設定「工作地點」，明確標記在辦公室的時間，就能讓團隊成員更容易安排與你的實體會議。

3. 預留預約時段

如果你想預留同事跟你開會的時間，請使用日曆的「預約時段」功能。這個功能跟設定「不在辦公室」的通知類似，只要在建立新活動時選取「預約時段」，就能保留時間讓他人預約。

你也可以建立網頁版日曆分享頁面，方便其他人安排會議時間。相反地，如果是針對外部人員，則可以使用「預約時間表」，透過預約頁面分享自己有空的時間，簡化電子郵件往返的過程。

4. 清楚查看工作

展開新一年的工作，繁雜的待辦事項總是數不清，啟用日曆中的「Tasks」功能，即可隨時檢視並追蹤待辦事項。你也可以追蹤「逾期工作」，並在日曆中直接自訂活動重複的規則，進而確保你能按規劃如期完成每日工作，確保自己跟上最新進度。

5. 篩選電子郵件，專心處理重要事務

休完長假回到工作岡位上，或是每天一早看到上百封未讀取的電子郵件，是否會讓你感到焦慮？只要在 Gmail 中建立規則，將寄達收件匣的電子郵件重新導向，就能管理雜亂的收件匣。舉例來說，若你經常收到大量的電子報，可以設定規則篩選「包含字詞：取消訂閱」的電子郵件。如此一來，這類郵件就不會讓你分心，且之後還是可以進行搜尋。

你也可以建立篩選規則，將主管寄來的電子郵件加上星號，提醒自己每天早上優先處理這些訊息。

6. 加快撰寫電子郵件的速度

如果每天一早上班及下班前都在處理電子郵件，你需要能夠協助你加速撰寫電子郵件的工具。Gmail 現已推出「智慧撰寫」和「智慧回覆」功能，可在撰寫郵件內容時提供建議字詞和語句，進而節省打字時間並加快撰寫速度。

面對堆積如山的信件，是否難以全數讀完？請務必試試將滑鼠游標指向收件匣中的郵件，便可將特定信件從收件匣中移除或延後顯示，並在排定的時間重新顯示這些未讀取的訊息。

7. 掌握錯過的會議內容

工作彈性的重點之一是你能自訂時間，選擇何時查看錯過的會議或文件。如果因旅行或所在時區不同等原因而無法參加會議時，現在已能透過 Google Meet 觀看錄製的會議內容。

你也可以使用會議自動語音轉錄功能，將 Meet 通話轉錄成完整的轉錄稿，並儲存成文件，無須觀看整部影片也能掌握會議要點。

8. 提升線上協作效率

要開始啟動一項專案時，只要在瀏覽器中輸入「doc.new」，即可建立一份新的 Google 文件；或是在文件中輸入「@」，系統就會產生建議人員或內容清單（例如會議或相關文件、檔案）。

你也可以透過表格範本在常見的工作項目像是上市內容追蹤、專案資產、追蹤審查或產品藍圖等快速插入建構模塊，自行製作各種個人化且整齊有條理的文件。

新的一年，希望這些秘訣能助你一臂之力，節省時間並提高工作效率。

本文作者：Google Workspace 客戶解決方案架構師 謝有威

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